miércoles, 28 de octubre de 2009

Kyocera renueva su apuesta en Gestión Documental (y II)

Los beneficios directos de la Solución de Gestión Documental de Kyocera se hacen cada vez más evidentes:
  • Ahorro de un tiempo de 30 minutos diarios en la búsqueda, por cada empleado, de la documentación en formato papel.
  • Disminución en los gastos de un 5 a un 15 %.
  • Aumento de la superficie útil en un 98 %.
  • Reducción al mínimo de los errores de clasificación de la documentación.
Éstas son las ventajas destacadas por Roland Ruiz, Jefe de Gestión Documental de Kyocera. Todas ellas mejoran la eficiencia de cualquier entorno de trabajo.
  • Por citar algún ejemplo, el reconocimiento OCR de ciertas palabras clave o de un código de barras puede determinar que ciertos documentos (facturas, libros diarios, informes…) se ubiquen en un mismo archivador de forma automática, sin ser necesaria la intervención de un empleado en la gestión de esta operación.
  • Disponiendo de los permisos necesarios, otorgados por el administrador del sistema, la documentación es accesible, no sólo desde el puesto de trabajo, también desde cualquier lugar a través de Internet.
  • Así mismo, los usuarios reciben listas de tareas individualizadas para saber en todo momento qué actividades deben realizar, cuáles están a la espera de aprobación por otros usuarios o cuáles están finalizadas.
Para hacer realidad todas estas funciones y beneficios, Kyocera ha desarrollado la Solución de Gestión Documental, que se compone de tres partes fundamentales:
  • Software: a través de licencias del reconocido programa Docuware, del que Kyocera es distribuidor de referencia.
  • Servicios profesionales: para diseñar los proyectos a medida de cada empresa, en función de sus necesidades y procesos de trabajo particulares.
  • Mantenimiento: atención técnica y mantenimiento de la solución, incluso para poder adaptarse al desarrollo de la propia empresa.
En definitiva, el concepto de “oficina automática y digital” puede beneficiar a empresas de todos los tamaños, independientemente del sector al que pertenezca.

jueves, 22 de octubre de 2009

Destructoras, hagamos memoria

No es necesaria mucha imaginación para entender que la destrucción de documentación confidencial ha sido considerada una tarea de gran importancia, sobre todo para los gobiernos. En la cultura popular de nuestros días ha quedado instalada la imagen de la eliminación de documentación “sensible” en actividades de espionaje.

Es realmente sorprendente el tiempo transcurrido hasta que el uso de las destructoras de papel se halla convertido en algo cotidiano. Hasta el conocido caso “Watergate”, en EE.UU. el publico conocía muy poco de las destructoras de papel.

Retrocediendo en el tiempo, con los datos históricos disponibles, el inventor de la destructora de papel fue A. A. Low. En vida, este inventor fue el segundo, tras Thomas Edison, en patentes registradas.

En 1908 registró su “Receptáculo para Papel Desechable”. La máquina se componía de un alimentador y unas cuchillas montadas sobre unos rodillos, las cuales cortaban el papel. Los rodillos eran accionados, bien manualmente, bien por un motor eléctrico.

Sin embargo, A. A. Low no sacó provecho económico de su invento. Fue otro emprendedor, el alemán Adolf Ehinger, quien patentó su versión en 1936. Se inspiró en el funcionamiento de un utensilio de cocina para convertir la pasta en tiras, quizá, según se dice, para hacer desaparecer pruebas de su actividad contraria al régimen nazi. Comercializó su producto con éxito en tiempos de la Segunda Guerra Mundial, fundando su propia compañía, EBA Maschinenfabrik. Sus clientes: gobiernos y entidades financieras.

En 1959, la firma EBA lanzó la primera “destructora de corte cruzado”, cortando el papel en horizontal y en vertical, un gran avance en la seguridad de la destrucción efectiva de los datos.

Hoy en día, es habitual, allí donde se trabaje con información en papel, el uso de destructoras de papel. Inclusive, cada vez más hogares disponen de destructoras domésticas, sencillas pero asequibles, para uso particular.

lunes, 19 de octubre de 2009

XI Jornadas de Gestión de la Información

Archivos, bibliotecas y centros de documentación han compartido tradicionalmente espacios de interrelación en el ámbito de la gestión documental, empleando metodologías a menudo paralelas. La evolución de los sistemas electrónicos supone un nuevo motivo para la confluencia de soluciones para la gestión y la recuperación de la información, así como la demanda de nuevos perfiles profesionales para trabajar en entornos polivalentes.

SEDIC, como asociación profesional de carácter abierto, pretende promover el intercambio de experiencias entre profesionales de la información que operan en ámbitos muy diferentes, instituciones públicas o empresas, archivos o bibliotecas, servicios de información o productores de recursos documentales. Un primer objetivo de las jornadas es poner el énfasis en la exposición de experiencias en la organización de servicios polivalentes y la aplicación de soluciones integradoras de recursos de naturaleza diversa, más allá de los límites tradicionales que caracterizan a estos diferentes ámbitos profesionales.

Fecha: 19 y 20 de noviembre de 2009
Lugar de celebración: Biblioteca Nacional de España, Paseo de Recoletos, 20
Más información: www.sedic.es

miércoles, 14 de octubre de 2009

Kyocera renueva su apuesta en Gestión Documental

En Kyocera las soluciones en Gestión Documental están enfocadas a maximizar la disponibilidad de la documentación corporativa, con objeto de agilizar los procesos y disminuir los tiempos de búsqueda.


Con la nueva herramienta de Kyocera es posible determinar, por ejemplo, que ciertas facturas, libros o informes, se ubiquen en un mismo archivador de forma mecánica y sin necesidad de que un empleado invierta tiempo en dicha gestión. Esto se consigue a través del reconocimiento OCR, que identificará los datos de cada documento a través de palabras clave o código de barras, lo que permitirá organizarlos y almacenarlos correctamente.

Todo ello permite optimizar el espacio útil de oficina, aumentándolo hasta un 98 % del total, y sobre todo lograr una importante reducción de los costes.
Así mismo, pueden definirse listas de tareas individualizadas para cada usuario, sabiendo en todo momento las actividades a desarrollar, aquellas en fase de aprobación por otros usuarios, o finalmente, las que están finalizadas.

El acceso a la información se extiende a cualquier rincón, gracias a Internet, desde donde es posible buscar, archivar o consultar aquellos documentos a los que se tenga derecho, en función de los permisos otorgados por el administrador.

Por ello, otra característica a reseñar consiste en la definición de los derechos de acceso personalizados para diferentes usuarios. Mediante las funciones de registro, durante un intervalo temporal de un año, se mantiene el control sobre quién y cuándo se accede a un determinado documento, las modificaciones realizadas sobre éste, de acuerdo a los requisitos especificados en la LOPD.

Kyocera continúa ampliando su oferta de soluciones de impresión para PYMES

Las nuevas TASKalfa 180 / 220 y 181 / 221 cuentan con un precio muy competitivo y tamaño reducido, dirigidas a PYMES y pequeños departamentos de grandes empresas

Kyocera ha lanzado al mercado cuatro nuevos equipos de la gama TASKalfa, especialmente diseñados para PYMES o pequeños departamentos por sus altas prestaciones, su precio competitivo y su adaptabilidad. Las TASKalfa 180 y 220 son copiadoras A3 monocromo de tamaño reducido para entornos que necesitan trabajar con copia compartida, existiendo la posibilidad de añadir un módulo de impresión GDI opcional. Por otro lado, las TASKalfa 181 y 221 son multifuncionales monocromo A3 para organizaciones que requieren trabajos en red, con la opción de incluir un módulo de fax y escáner. Los 4 modelos trabajan a 18-22 páginas por minuto y tienen un excelente tiempo de reacción en primera copia, por debajo de los 6 segundos.

Alta calidad de imagen, operatividad y seguridad
Las TASKalfa 180, 220, 181 y 221 han conseguido mejorar la calidad de imagen con respecto a la gama Kyocera anterior, gracias al perfeccionamiento de la estabilidad de las imágenes, lo que genera impresiones más definidas.
Esta nueva línea de dispositivos incluye también la marca de agua de seguridad, que evita que se realicen copias del documento original por personas no autorizadas. Esta opción se puede seleccionar desde el propio driver del equipo.

Máxima prioridad a cada tarea
Las tres características que han identificado a las TASKalfa desde su lanzamiento siguen vigentes en estos nuevos equipos al otorgar la máxima prioridad a cada tarea, contar con largos periodos de mantenimiento y con un diseño innovador y elegante, que confiere una nueva imagen a los dispositivos de impresión.

Autor y Fuente: www.kyoceramita.es

viernes, 9 de octubre de 2009

Seguridad en la Gestión Documental

Gobiernos, Centros Públicos y empresas, desde la más importante hasta cualquier autónomo, deben proteger su información. Esta tarea debe ser compartida por empleadores y empleados.


El sector empresarial está avanzando en la gestión documental. Cada vez más la información se gestiona de forma electrónica (email, presupuestos en pdf, declaración de IVA…). La documentación en papel disminuye en forma y contenido.
Sin embargo la información en una empresa crece constantemente, por lo que, finalmente, se hace necesario almacenar una copia física de la documentación.

Mediante las aplicaciones certificadas por la Agencia Tributaria, se logra la digitalización de facturas firmadas electrónicamente, con validez contable, y el almacenamiento en el orden adecuado. Este tipo de aplicaciones permite obtener un ahorro directamente relacionado con los costes “ocultos” de los documentos.

La seguridad en el Control de Bases de Datos, aplicaciones o directorios, es objeto de principal atención. En el área de las comunicaciones la protección no ha llegado a dicho nivel. La documentación “física” almacenada, muy frecuentemente, no dispone de mecanismos de seguridad.

Kyocera aporta en materia de seguridad soluciones centradas en maximizar la seguridad documental y en el cumplimiento de la LOPD y el reglamento consiguiente.

* Data Security Kit, cumple la norma ISO 15408, permite el borrado seguro de los datos residentes en los equipos y el cifrado de dichos datos durante su uso en el equipo.
* KYOcontrol, abarca todas las necesidades de seguridad relativas a la generación de documentación impresa en la organización. Contempla desde la identificación con tarjetas corporativas ante los dispositivos y restricción de uso de funcionalidades, hasta la liberación de los trabajos impresos en los dispositivos exclusivamente para los usuarios que solicitaron los trabajos.
* Sistema de control integrado, solución estándar de los dispositivos Kyocera para controlar el acceso de los usuarios a los dispositivos y restringir las funcionalidades a las cuales tienen acceso.
* e-MPS, solución estándar de los dispositivos Kyocera para impresión confidencial y presencial en un único dispositivo.

Infocopy, dentro de nuestra objetivo de ofrecer el equipo de impresión ,copiado o solución documental mas adecuada, analizamos todos los factores (entre ellos la seguridad documental). Para ello ofrecemos una amplia gama de productos y soluciones, así como servicios de consultoría y desarrollo.
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Consultar: Soluciones de Gestión Documental, Proveedor de soluciones de impresión, Servicio Técnico Kyocera, Distribución Kyocera, KYOcenter, KYOcontrol

La oficina sin papel se impone para ahorrar costes

Las empresas pueden ahorrar entre un 5 y un 15% de sus ingresos, reducir el tiempo de búsqueda digital y disminuir el espacio físico

Un ahorro de costes, una disminución en el tiempo de búsqueda de documentos y un 98% más de espacio en la oficina, son argumentos más que poderosos para que las empresas, y las pymes en particular, comiencen a considerar seriamente la implantación de soluciones de gestión documental integrales.

Kyocera
es uno de los proveedores que más ruido quiere hacer en este negocio y para ello ha anunciado una agresiva estrategia dirigido a convencer a las empresas y a sus partners de negocio de las ventajas de adoptar esta tecnología. Los documentos en papel de una empresa representan más del 30% del total, lo que obliga a tomar decisiones para poder replicar digitalmente los procesos de negocio y mejorar la competitividad.

La firma Kyocera quiere motivar especialmente a su canal de distribución en la tarea de dar a conocer su línea de soluciones de gestión documental y para ello tiene previsto desarrollar un programa de formación específica para comercializar estas soluciones.

Leer el artículo completo en www.ticpymes.es/Noticias/General/200910080012...
Autor y Fuente: www.ticpymes.es - 08/10/09
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